Calendrier de conservation des documents administratifs

Le calendrier de conservation est le recueil des règles qui déterminent la durée et le support de conservation de tous les documents, de tous les dossiers et de tous les systèmes informatiques et bases de données utilisés fréquemment ou occasionnellement à des fins administratives, financières ou juridiques. Il permet également de déterminer le sort final des unités documentaires en indiquant aussi quels sont ceux qui, devenus inutiles, devront être conservés de manière permanente comme documents d’archives et lesquels seront éliminés.

Pour être efficace et automatisable, le calendrier de conservation d’un organisme doit être intégré au schéma de classification des documents administratifs. Aussi, la réalisation d’un calendrier de conservation, instrument de planification du cycle de vie des documents et des dossiers, doit s’effectuer après la construction du schéma de classification.

L’élaboration d’un calendrier de conservation des documents administratifs doit permettre d’atteindre, entre autres, les objectifs suivants :
- La diminution de la masse documentaire en format papier et des fichiers informatiques par l’élimination des éléments périmés.
- L’amélioration de l’état de conservation des documents.
- La réduction des coûts de conservation par la récupération des espaces physiques et magnétiques sur les réseaux informatiques.
- L’augmentation de l’efficacité administrative.
- L’identification et l’entreposage des documents et des dossiers en format papier à conserver temporairement après leur phase utile dans les affaires courantes.
- L’identification et l’entreposage ou le stockage en format technologique des documents et des dossiers qui ont une valeur archivistique, historique ou patrimoniale.
- L’identification et la protection des documents essentiels, c’est-à-dire indispensables à la continuité de l’organisation et à son fonctionnement advenant un sinistre.
- L’élimination des exemplaires secondaires dès la fin de leur durée de vie active.

Politiques de gestion intégrée des documents (GID)

En étroite collaboration avec les décideurs, les experts en gouvernance documentaire de Gestar sont en mesure de coordonner la rédaction d’une politique pour la gestion intégrée des documents (GID) tant en format papier que technologiques. Dans le cas des organismes publics québécois, cette politique aussi appelée Politique de gestion des documents actifs et semi-actifs, est une exigence de la Loi sur les archives. Ce document normatif officialise la démarche organisationnelle sur la gestion et la manière de gérer les documents.

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Services de traitement des documents et des dossiers

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