Un environnement documentaire numérique : la planification s'impose!

Depuis quelques années, un nombre croissant d'organisations se sont donné comme objectif de diminuer progressivement leur masse documentaire en format papier avec le but ultime d'éliminer complètement ce type de support. Certains se sont lancés à corps perdu dans cette entreprise et ont commencé à numériser, en totalité ou en partie, leurs documents en format papier existants avec très peu de planification, voire aucune. D'autres, réalisant l'ampleur de la tâche, ont décidé de remettre aux calendes grecques le projet.

Le plan de gouvernance documentaire

Une organisation qui souhaite redresser ou mettre à niveau ses processus de gestion documentaire afin de mieux intégrer les documents technologiques à ceux qui sont disponibles en format papier a avantage à établir un plan de gouvernance documentaire réparti sur quelques années.

Cette démarche repose d'abord sur une recension des attentes des décideurs et des gestionnaires. Elle exige une prise de connaissance de l'environnement organisationnel, humain, technologique, légal et réglementaire et une qualification des outils techniques et technologiques déjà existants. Il est aussi important, à cette étape qui vise à définir la portée du projet, de partager une définition commune du concept de gestion intégrée des documents (GID).

L'établissement d'un diagnostic s'ensuit afin d'évaluer les processus actuels de gestion des dossiers (en format papier, technologique ou hybride). Une attention particulière doit aussi être portée sur les pratiques de gestion de tous les types de documents technologiques : fichiers de bureautique, courriels, copies de sécurité; Sans oublier les mesures de protection appliquées ou non pour la gestion des documents essentiels ou confidentiels et des documents qui contiennent des renseignements personnels. En confrontant les façons de faire actuelles et leur degré de conformité avec les lois et les bonnes pratiques du métier, une recension des risques potentiels est alors possible.

L'étape suivante consiste à dresser la liste des cibles à atteindre, à identifier les actions à réaliser et à établir les principes de gouvernance à mettre en application. Il en découle un plan de match appuyé par un échéancier de réalisation et une évaluation des efforts et des investissements financiers nécessaires à la mise en application du projet.

En procédant ainsi, l'organisation dispose d'un plan d'action dont les coûts de réalisation reposent sur des données précises eu égard aux besoins et aux activités à réaliser pour les combler. Une attention particulière doit être portée sur l'aspect humain (gestion du changement) de la démarche qui doit être privilégié sur la place occupée par les solutions techniques et technologiques, celles-ci devant toutefois être de qualité supérieure et ne pas excéder les besoins réels.

La solution à privilégier

Mettre en interaction une équipe d'experts en gestion intégrée des documents et vos ressources désignées afin de réaliser un état de la situation actuelle et un plan d'action est sans aucun doute la solution à privilégier. C'est une démarche proactive qui permet, étape par étape, de dresser un portrait objectif de l'état de la gestion documentaire dans votre organisation et de répondre à toutes les questions avant de se lancer dans la conception, le développement, le déploiement, la maintenance et l'évolution d'un système de gestion intégré des documents.

Schéma de classification pour les documents administratifs

Tout organisme doit se doter d’un schéma de classification pour l’organisation de ses documents administratifs actifs et la constitution de dossiers en format papier et technologique.

La qualité principale d’une telle structure réside dans une souplesse d’application favorisant l’uniformité et permettant, par conséquent, la constitution de dossiers complets portant sur une activité ou sur une personne physique ou morale.

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Calendrier de conservation des documents administratifs

Le calendrier de conservation est le recueil des règles qui déterminent la durée et le support de conservation de tous les documents, de tous les dossiers et de tous les systèmes informatiques et bases de données utilisés fréquemment ou occasionnellement à des fins administratives, financières ou juridiques. Il permet également de déterminer le sort final des unités documentaires en indiquant aussi quels sont ceux qui, devenus inutiles, devront être conservés de manière permanente comme documents d’archives et lesquels seront éliminés.

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