Schéma de classification pour les documents administratifs

Tout organisme doit se doter d’un schéma de classification pour l’organisation de ses documents administratifs actifs et la constitution de dossiers en format papier et technologique.

La qualité principale d’une telle structure réside dans une souplesse d’application favorisant l’uniformité et permettant, par conséquent, la constitution de dossiers complets portant sur une activité ou sur une personne physique ou morale.

Il est donc important, pour un organisme public ou une organisation du secteur privé, de se doter d’un schéma de classification de qualité supérieure établi sur des principes directeurs clairement définis, car le schéma de classification constitue la pierre d’assise d’un système performant de GID.

Cette structure hiérarchique facilitera l’application des règles de conservation lors du transfert des documents semi-actifs, de l’élimination des documents devenus inutiles ou du versement des documents d’archives de conservation permanente.

Calendrier de conservation des documents administratifs

Le calendrier de conservation est le recueil des règles qui déterminent la durée et le support de conservation de tous les documents, de tous les dossiers et de tous les systèmes informatiques et bases de données utilisés fréquemment ou occasionnellement à des fins administratives, financières ou juridiques. Il permet également de déterminer le sort final des unités documentaires en indiquant aussi quels sont ceux qui, devenus inutiles, devront être conservés de manière permanente comme documents d’archives et lesquels seront éliminés.

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Politiques de gestion intégrée des documents (GID)

En étroite collaboration avec les décideurs, les experts en gouvernance documentaire de Gestar sont en mesure de coordonner la rédaction d’une politique pour la gestion intégrée des documents (GID) tant en format papier que technologiques. Dans le cas des organismes publics québécois, cette politique aussi appelée Politique de gestion des documents actifs et semi-actifs, est une exigence de la Loi sur les archives. Ce document normatif officialise la démarche organisationnelle sur la gestion et la manière de gérer les documents.

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